Zimbel - Zimmerreservierung verwalten

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Wie verwaltet man Zimmerreservierungen einfach und effektiv? Für kleine Pensionen und Zimmervermietungen ist die Anschaffung einer Reservierungssoftware meist zu kostspielig oder erfordert eine aufwendige Schulung. Zudem kann nicht immer sichergestellt werden, dass jeder im Haus eine solche Software bedienen kann. Wir haben dabei zwei klare Aufgaben definiert die der Planer erfüllen soll. Zum einen soll die Verfügbarkeit der Zimmer sofort und für jeden erkennbar sein. Zum anderen soll die interne Verfügbarkeit (Status der Reinigung o.ä.) verwaltbar sein.

Softwarelösungen sind meist teuer und überladen mit Funktionen. Über die Jahre stellt man fest, dass man die meisten Funktionen nicht nutzt oder nicht nutzen kann. Das was man aber wünschenswert findet, ist nicht vorhanden. Dazu kommt ein weiteres Problem der Neuzeit: Genau dann wenn man eine Software begriffen hat, stellt der Hersteller alles um. Es gibt dann ein großes Update und alles ist anders. Die Softwarehersteller zwingen den Nutzern diese unlogische und rückschrittliche Methode auf. Diesen Effekt findet man in allen digitalen Bereichen. Praktische Dinge werden gestrichen, umständliche Dinge werden eingebaut. Damit es auf keinen Fall optimal läuft für den Nutzer. Am Ende ist die Digitalisierung ein gigantischer Zeitfresser. Stift und Papier sind das effektivste Mittel. 

Mit Papier und Bleistift

Die Digitalisierung stellt sich in einigen Dingen nicht als Verbesserung dar. Eher im Gegenteil. Der Computer wird oft zum Zeiträuber. Software ist teuer und divenhaft. Ständig braucht es Updates und neue Systemanforderungen. Obwohl wir über den gleichen Vorgang reden wie er seit Jahrzehnten gemacht wird, die Reservierung eines Zimmers. 

"Immer und überall dabei"

Das ist nicht unbedingt praktisch und modern, sondern zeigt das Problem unserer Zeit: Die Reaktionszeiten werden immer mehr beschnitten, weil der Druck des Wachstum drückt und drückt. Gesund ist das nicht, weder menschlich noch wirtschaftlich. Wieso war es in den 60ern so entspannt? Heute hyperventilieren alle nur noch. Das ist nicht normal. 

Praktische Anwendung

Der Planer soll allen eine Hilfe sein und jeder sollte immer in der Lage sein eine Reservierung abzuwickeln. Wenn nur einer das kann oder darf, nützt es herzlich wenig wenn man seinen Softwareplaner online im Smartphone hat und von unterwegs "bequem" Anfragen prüft, bei 140 km/h auf der Autobahn, bei Gelb an der Ampel in der Rushhour, an der Kasse im Großmarkt. Ist es nicht besser die Anfrage wird an einem zentralen Punkt professionell bearbeitet? Bei korrekter Führung des Planers kann auch das Reinigungspersonal - MIT EINEM BLICK - sehen welche Zimmer gereinigt werden müssen. Kein PC hochfahren, warten, warten, Systemupdate, Absturz, nochmal starten, "Wie heisst das Buchungsprogramm, Monika? Ich finde das nicht." Das kostet Zeit. In der Zeit wäre schon ein Zimmer fast fertig. 

Jeder Tag ein ein großes und zwei kleine Felder. Es hat sich als praktisch erwiesen in das große Feld ein Namenskürzel des Gastes einzutragen, z.B. Mü für Müller. Eines der kleinen Felder kann man für den Putzstatus verwenden. Farben und Symbole können hier ein einfaches Mittel sein, Rot und grün kombiniert mit Kreis, X und halbes X, also /. Dies kann auch ganz unten in die Legende eingetragen werden. Frei konfigurierbar würde man bei einer Software sagen. Das zweite Feld kann man für Buchungsinfos nutzen, nach ähnlichem Prinzip. Hier spielt es oft eine Rolle ob der Gast vor Ort zahlt, oder die Firma eine Rechnung bekommt oder der Betrag über ein Buchungsportal eingezogen wird.

Auf der rechten Seite, am Ende des Monats sind freie Felder für die Zimmer. Hier kann man z.b. aktuelle Preise eintragen. Neue Mitarbeiter sind z.b. in der Einstiegsphase oft überfordert. Was für den Inhaber völlig klar ist, ist für einen Mitarbeiter oft zu viel. So eine kleine Hilfe ist da schon praktisch. Und immer daran denken: Alles mit Bleistift und Radiergummi. 

Alle müssen es verstehen

Die heutigen Arbeitsbedingungen machen es oft erforderlich dass alle Mitarbeiter bestimmte Grundverfahren im Haus beherrschen müssen. Die einfachste Lösung ist dann die einfachste Lösung. Altmodisch und analog. Ein Zimmerplaner auf Papier der mit Bleistift und Radiergummi geführt wird. Jederzeit von jedem einsehbar, übersichtlich, flexibel. Eine Software kann sicher mehr, aber braucht man das alles? Und dazu die Störanfälligkeit, der Updatewahn und und und. Da ist ein Zettel schon sehr praktisch und unverwüstlich. 

Zimmerverwaltung ganz klassisch mit Zettel und Bleistift

Wir haben auf Grund der eigenen Lage nach einer Lösung gesucht wie wir Zimmer verwalten können. Mit unserem Zimmerbelegungsplan „Zimbel“ haben wir eine einfache Methode die Zimmervermietung schnell und flexibel zu verwalten und für alle Mitarbeiter verständlich zu halten.

Für interne Abläufe können die zwei kleinen Felder unterhalb des Tagesfeldes genutzt werden. Mit Buntstiften und einem Farb- und Symbolcode kann man hier z.B. den Reinigungsstatus festhalten. 

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Der Planer ist neutral gestaltet und bietet für jeden Monat die Wochentage mit Hervorhebung der Wochenenden. Wenn Sie den Planer auch nutzen wollen, erhalten Sie diesen ausgedruckt im Format A3 in drei verschiedenen Varianten. Zimbel3 für 1 bis 3 Zimmer, Zimbel6 für 4 bis 6 Zimmer und Zimbel10 für 7 bis 10 Zimmer. Haben Sie 12 Zimmer so nehmen Sie zwei mal die Version Zimbel6. 

Zimbel bietet besonders für kleine Vermieter außerordentliche Vorteile:

  • Einfach, verständlich & übersichtlich
  • kein Stromverbrauch da Papier
  • jederzeit einsetzbar
  • absturzsicher
  • kein Update-Wahnsinn
  • keine Wartungskosten
  • keine Kompatiblitätsprobleme
  • kein "hochfahren"
  • kein "aufhängen"
  • umweltbewusst
  • sehr günstig
  • abhörsicher

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